接待のお礼メールで知っておくべきポイントはこれだ！

こんにちは！肥後庵の黒坂です。
接待は「締め」の部分が肝心です！いくら準備や当日のおもてなしを頑張っても「締め」ができていないと接待の目的である「信頼関係の構築」には繋がりません。接待は先方と別れて帰宅したら終わりではなく、来て頂いたことへのお礼を伝えるところまでできてそこで「終了」となるものですよ！

また、接待に来て頂いた相手にお礼を伝える方法については注意が必要です！相手の携帯電話番号が分かれば電話でお礼を伝えるのがいいですが、会社の代表番号しか知らない場合は電話をするのはやめておきましょう！電話の取り次ぎなどで先方へ迷惑になる可能性がありますし、会議中などで電話に出られない事もありますからね！そんな場合はメールでお礼を伝えるのも決して悪い選択肢ではありません。今回は接待に来て頂いたお礼をメールで伝えることについてお話をしていきましょう！

お礼を伝える期日は翌日午前中まで！

まず知っておいてもらいたいのは「お礼を伝えるのは内容以上にスピードが重要！」ということです。しっかりしたお礼の文面を考えるのが億劫で時間をかけてしまうくらいなら、シンプルにお礼だけを伝える内容でも構いません！とにかくいち早く感謝の気持ちを伝える事が圧倒的に大切です。なぜなら連絡の早さそのものが相手への誠意を示すものだからです。

それではお礼を伝えるのに許された時間はいつまでなのでしょうか？その答えは「接待が終わった当日、もしくは翌日の午前中」です！それ以上遅くなって連絡を入れると、お礼を伝えるはずのメールがかえって失礼に当たることすらありますからね！数日経って連絡を入れると「思い出したかのように連絡してきた」と取られかねません。接待のおもてなしは「あなたを大切に想っています」と伝えることでしたよね。大切に想っている相手に連絡が遅れることは本来はありえないことです。ですのでお礼を伝える時はスピードが”超”重要と覚えておきましょう！

メールの文章は丁寧な言葉遣いで！

接待の席ではお酒が入っているというのもあって、親しみを込めた砕けた口調で会話をしていたかもしれません。しかし、翌日にそれを持ち越してはいけません！あくまでビジネスの取引先やお客様の関係として丁寧に接するようにしましょう！また、メールの書き言葉は話し言葉と違って一方的に伝わるものですし、後々にまで記録に残るものです。心の交流を交わした相手もビジネスパートナーであることを忘れず、メールの文章はきちんと丁寧になることを心がけましょう！

伝えるのは「ありがとう」の感謝の気持ち

お礼メールで伝えるべきは「ありがとう」という感謝の気持ちです。そしてこの感謝の気持ちは「時間を割いて参加して頂いた事へのお礼」について書きましょう！接待の費用はあなたの会社が持ち、おもてなしをしたかもしれません。しかし、先方は仕事のスケジュールを合わせて参加してくれたのですから、その配慮にはしっかりお礼を伝えましょう！